L'ambiente di lavoro ideale: come il design può influenzare la produttività e il benessere

Era il 2020, ad alcuni sembrano passate poche settimane e ad altri una vita intera. C’era il lockdown, e l’Italia e il mondo intero si sono dovuti confrontare (seriamente) per la prima volta con un concetto fino ad allora conosciuto solo dagli addetti ai lavori: lo smart working. Il lavoro agile, intelligente, smart appunto. Per i più: il lavoro da casa. Da quel momento in poi il dibattito sull’ambiente di lavoro ideale non si è più spento, semmai si è intensificato. Ci sono i detrattori assoluti dell’ufficio, che predicano la perfetta produttività dei loro soggiorni e ritengono il recarsi in sede un inutile spreco di tempo. E ci sono i conservatori, secondo i quali l’ufficio è l’unico bacino in cui le idee si trasformano in lavoro e non si disperdono tra lavatrici, figli da accudire e distrazioni a portata di mano. La verità, come sempre, sta nel mezzo. E tutta la differenza del mondo la fa proprio lui, il principale oggetto di dibattito: l’ufficio. L’ambiente di lavoro può davvero renderci più produttivi o deprimere creatività e voglia di fare. Ecco come.

Psicologia degli spazi: l’impatto cognitivo del layout

L’ufficio non è più considerato un semplice contenitore. Il luogo in cui i lavoratori trascorrono un terzo della loro vita adulta e metà delle loro ore di veglia non può non avere un’influenza sui livelli di soddisfazione e produttività del personale. Gli uffici vengono ora considerati ecosistemi vivi e la loro costruzione e disposizione riflette la cultura aziendale e diventa esso stesso uno strumento di performance. Questo dato è confermato dalla Global Workplace Survey 2024 di Gensler, che puoi consultare qui: https://www.gensler.com/gri/global-workplace-survey-2024 . Tra i principali spunti emersi dalla ricerca ci sono:

• il legame tra performance e design dell’ambiente di lavoro (i risultati migliori si ottengono più spesso in ambienti costruiti per le alte prestazioni);
• il fatto che la semplice presenza in ufficio non è più un’attrattiva in sé per i lavoratori, ma lo diventa se si trasforma in esperienza lavorativa piacevole.

Un aspetto del layout dell’ufficio che ha un alto impatto cognitivo è quello della gestione delle distrazioni, sia visive che sonore. Per massimizzare la produttività e ridurre il sovraccarico cognitivo molte delle aziende più moderne e performanti stanno adottando un design basato sulle zone di attività. Cosa significa nella pratica? Che una zona dell’ufficio viene destinata solo ed esclusivamente al cosiddetto deep work, o lavoro focalizzato, e protetta da distrazioni sonore e visive, mentre altre zone sono deputate alla socializzazione e al brainstorming, e pensate per favorire gli scambi. Ultime ma non per importanza le zone privacy, dove rifugiarsi per chiamate o momenti (necessari) di decompressione.

La rivoluzione biofila: perché abbiamo bisogno di natura per produrre meglio

La biofilia è l’innata tendenza umana a cercare connessioni con la natura. Come si inserisce nel discorso del design di un ufficio predisposto per le alte prestazioni? Non si tratta di mettere una pianta (finta) in un angolo per dare un po’ di colore all’ambiente, ma di inserire, con un approccio sistemico, elementi naturali all’interno degli ambienti di lavoro. Lo scopo? Far sì che gli stimoli naturali non distolgano l’attenzione dalle mansioni lavorative, ma anzi le favoriscano permettendo ai circuiti neurali di riposarsi e rigenerarsi. Ecco solo alcuni esempi:

• prediligere la luce naturale, quando possibile. L’esposizione alla luce solare regola il ritmo circadiano, migliorando non solo le performance lavorative ma anche, più in generale, la qualità di vita complessiva dei lavoratori;
• inserire più verde possibile, in qualsiasi forma. Gli uffici moderni stanno sperimentando con ottimi risultati l’utilizzo delle pareti verdi, pareti arricchite da vegetali che migliorano la qualità dell’aria e catturano C02 e polveri sottili;
• materiali naturali: legno, pietra, fibre naturali, tutti elementi tattili che tendono a rilassare e abbassano i livelli di cortisolo, l’ormone dello stress.

Magari la stesura di un report rimarrà lunga e noiosa, ma il nostro sistema nervoso ne riceverà uno stress molto più attenuato.

Ergonomia: il corpo al centro della postazione

La parola ergonomia fa pensare immediatamente ad una costosa sedia di design dall’aspetto molto comodo e avvolgente. Giustamente. Ma non è solo quello, e tenere conto dell’ergonomia nell’architettura di un ufficio ad alte prestazioni significa tenere conto dell’interazione tra corpo e ambiente, a 360 gradi. Da quando la vita sedentaria è stata definita “il nuovo fumo” non possiamo più pensare di trascorrere le nostre giornate seduti per otto ore di fila. Come fare allora? Le soluzioni che tengono conto dell’ergonomia, e che secondo uno studio del prof. Alan Hedge per la Cornell University possono aumentare la produttività di quasi il 17%, sono orientate alla flessibilità. Eccone alcune:

• monitor dei computer posizionati alla giusta altezza per evitare tensioni cervicali (il bordo superiore del monitor deve essere all’altezza degli occhi);
• supporti lombari nelle sedie per mantenere la naturale curvatura della colonna;
• scrivanie sit-stand regolabili in altezza, che permettono di alternare la postura, migliorano la circolazione e mantengono alti i livelli di energia e di attenzione (i lavoratori più attivi potrebbero addirittura abbinarle ad un walking pad per lavorare e camminare, ma già potersi mettere in piedi sarebbe un grande passo avanti).

Questi adeguamenti richiedono sicuramente investimenti importanti, ma si riflettono sulla salute dei lavoratori e sui loro livelli di motivazione, aspetti di cui non si può non tenere conto senza averne conseguenze gravi sul lungo periodo.

Il ruolo degli istituti di ricerca: il valore del dato

In qualità di istituto di ricerche di mercato, sappiamo che "ciò che non si misura, non si può migliorare". Molte aziende investono migliaia di euro in restyling estetici senza una base di dati concreta, finendo per creare spazi bellissimi che però non funzionano per chi li vive.

Il nostro lavoro consiste nel trasformare le percezioni soggettive in metriche oggettive. Attraverso survey di clima aziendale e osservazioni comportamentali, aiutiamo le PMI e i grandi brand a capire come l'ambiente stia effettivamente impattando sui loro KPI (Key Performance Indicators).

Come lo facciamo?

• analizziamo il clima organizzativo, misurando il nesso causale tra spazio fisico e stress percepito;
• effettuiamo test di usabilità degli spazi, valutando come i dipendenti e i clienti utilizzano realmente le aree progettate. Facendo ciò, evitiamo ad alcune aziende di investire in bellissime sale relax che rimarrebbero vuote e impolverate;
• confrontiamo i dati di benessere e produttività dell’azienda con gli standard di settore.

Che si tratti di migliorare l'ufficio centrale o di fornire linee guida ai dipendenti in smart working, la ricerca è la bussola che permette di investire con certezza. Il design non è un lusso, ma una strategia.